Sett inn signaturen på et digitalt dokument på PC og smarttelefon

Digital signatur forenkler dokumenthåndtering, sparer tid og reduserer miljøpåvirkningen. Den gir juridisk gyldighet, tilbyr fleksible løsninger gjennom nettjenester og apper, samt har variererte behov for ulike typer dokumenter.

I hverdagen må vi ofte inngå telefonkontrakter, bankkontoer eller sende oppsigelsesskjemaer, signerte CV-er, offisielle brev og diverse kommunikasjon.

Tidligere måtte vi skrive ut delen som skulle signeres, signere den med en uutslettelig penn, og deretter skanne og sende det signerte dokumentet via Fax (som også kan sendes gratis fra PC-en); det er unødvendig å si at dette er et tidkrevende tiltak.

Den digitale signaturen forenkler håndteringen av dokumenter, og eliminerer behovet for å skrive ut eller skanne. I tillegg til å spare tid, reduserer den miljøpåvirkningen. I mange tilfeller har en elektronisk signatur juridisk gyldighet, spesielt hvis den er i samsvar med eIDAS-forordningen i Europa. Det finnes imidlertid forskjeller: en tegnet signatur er tilstrekkelig for uformelle bruksområder, mens en avansert digital signatur, basert på sertifikater, er nødvendig for offisielle dokumenter.

MERK: Signaturen det refereres til her er den elektroniske, ikke digitale. En digital signatur må være sikker og verifisert med en krypteringsnøkkel, noe vi vil diskutere senere. Den elektroniske signaturen kan derimot være enkel eller verifisert; det viktige er at det er mulig å identifisere personen som signerer. For eksempel, hvis vi må signere en tilslutning eller en kontrakt, eller et dokument som skal sendes til revisoren vår eller advokaten vår, kan vi sette den elektroniske signaturen, og deretter ringe personen for å varsle dem, og bekrefte verbalt signaturens autentisitet. Mange selskaper aksepterer nå dokumenter signert og sendt via e-post i stedet for å tvinge folk til å sende dem via fax. I tilfelle av en tvist vil det være dommeren som avgjør signaturens verifiserbarhet. Selv en enkel elektronisk signatur er tilstrekkelig og perfekt for å signere dokumenter og tilslutningsskjemaer der det ikke kreves en digital identifiseringsprosess.

Signere Dokumenter fra Tjenester Online

Nettjenester er ideelle for de som søker raske løsninger uten installasjoner. Her er de mest pålitelige alternativene:

• DigiSigner: Lar deg laste opp PDF eller Word, tegne en signatur med musen eller laste opp et bilde. Den gratis versjonen tilbyr tre signaturer per måned, ideell for sporadisk bruk. Ingen registrering kreves, men den mangler avanserte funksjoner som sporing.
• PDF24 Tools: Tilbyr ubegrensede signaturer uten kostnad, med verktøy for å redigere eller slå sammen PDF-er. Grensesnittet er ryddig, og filene blir slettet etter bruk, noe som garanterer personvernet.
• SignNow: Perfekt for komplekse arbeidsflyter, støtter tilpassede felt og flere signerer. Bruker AES-256-kryptering, men den gratis planen er begrenset til én signatur per måned.
• SignRequest: Enkel og gratis, lar flere signere på et dokument, nyttig for petisjoner. SSL-sikkerhet på 256 bit er et pluss, men avanserte funksjoner krever abonnement.
• DottedSign: Tilbyr ubegrensede signaturer i den gratis versjonen, med sanntidssporing. Den er allsidig for PC og mobil, men noen alternativer, som avansert autentisering, koster penger.
• JetSign: Lite kjent, lar deg samle signaturer via offentlige linker, ideelt for masseformuleringer. Den gratis versjonen er fullverdig, men mangler integrering med skytjenester som Google Drive.

En bemerkning: mange tjenester presser for abonnement for å låse opp avanserte funksjoner, en praksis som kan frustrere de som søker helt gratis løsninger. PDF24 Tools og JetSign skiller seg ut for sin sjenerøsitet.

Programmer Desktop

For å jobbe offline, tilbyr følgende programmer robuste løsninger:

• • Adobe Acrobat Reader: Lar deg signere PDF-er ved å tegne eller laste opp et bilde, med mulighet for å lagre signaturen. Støtter ikke Word natively, men konverteringen til PDF er enkel.

PDFgear: Gratis og uten skjulte kostnader, lar deg signere PDF-er med håndtegnede, tastede eller importerte signaturer. Den er lett og støtter grunnleggende endringer.

• LibreOffice: Ideell for å signere Word-dokumenter eller andre formater med verktøyet “Fristil” eller ved å sette inn et bilde. Den er helt gratis og allsidig.

LibreOffice er det beste valget for de som jobber med ulike formater, mens PDFgear utmerker seg i enkelheten på PDF-er. Likevel er Adobe Acrobat Reader fortsatt den mest kjente, selv om noen avanserte funksjoner krever betaling.

Signere Dokumenter fra Smartphone

Apper for smarttelefoner gjør den digitale signeringen umiddelbar. Her er hovedalternativene:

• iLovePDF: Tilgjengelig for Android og iOS, lar deg tegne eller taste signaturer, med ende-til-ende kryptering. Filene blir slettet etter to timer, som bekreftet i et innlegg på X. Noen avanserte funksjoner krever abonnement.
• Filer (iOS): Forhåndsinstallert på iPhone og iPad, lar deg signere PDF-er med fingeren eller Apple Pencil. Signaturen lagres for fremtidig bruk, noe som gjør prosessen smidig.
• PDFgear: For Android, tilbyr et klart grensesnitt for håndtegnede eller importerte signaturer, uten skjulte kostnader.
• Dropbox Sign: Tidligere HelloSign, tillater tre signaturer per måned gratis, med integrasjoner for Google Drive og Dropbox. Den er ideell for de som allerede bruker disse tjenestene, men begrensningen på signaturer kan være restriktiv.

Native apper som Filer er praktiske for Apple-brukere, men iLovePDF og PDFgear tilbyr mer fleksibilitet på begge plattformer. En merknad: Dropbox Sign kan presse brukeren mot oppgradering til betalt versjon, noe som er verdt å vurdere for de som signerer ofte.

Digital Signatur med Juridisk Verdi

For offisielle dokumenter, som kontrakter eller handlinger for offentlig forvaltning, kreves en avansert digital signatur. I Norge er de viktigste alternativene:

• CieSign: Bruker den Elektroniske Id-kortet (CIE) med en NFC-leser og PIN for signaturer i samsvar med eIDAS. Den er sikker, men krever en fysisk enhet.
• InfoCert: Tilbyr fjerntilgangsignaturer med OTP-autentisering. Kostnaden (rundt 45 euro i tre år) kan være en hindring for sporadiske bruksområder.

Begge garanterer juridisk gyldighet, men CieSign er mer tilgjengelig for de som allerede har en CIE. For internasjonale dokumenter støtter SignNow og DottedSign forskrifter som ESIGN og UETA, tilstrekkelig i mange sammenhenger.

For raske signaturer er DigiSigner, SignRequest eller JetSign ideelle. For juridiske dokumenter sikrer CieSign eller InfoCert overholdelse. LibreOffice utmerker seg med multiformater, mens PDFgear er et kompromiss mellom gratis og funksjon. Valget avhenger av spesifikke behov, med ett øye på innovasjoner som vil forenkle prosessen i årene som kommer.

Hvordan Lage en Digital Signatur

Å lage en digital signatur er en enkel prosess. Med verktøy som DigiSigner eller PDF24 Tools, kan du tegne signaturen med musen eller laste opp et bilde i PNG, ideelt beskåret med et redigeringsprogram som GIMP for et profesjonelt resultat. På grafiske nettbrett tillater Adobe Acrobat Reader nøyaktige signaturer. På smarttelefoner er det intuitivt å tegne med fingeren, men kvaliteten avhenger av presisjonen. Å lagre signaturen for gjenbruk er et tiltak som effektiviserer arbeidet.

For å signere på elektroniske dokumenter må vi bruke berøringsskjermen på smarttelefonen eller nettbrettet vårt, og prøve å være så presise som mulig. På PC og Mac bør vi unngå å bruke musen så mye som mulig, men stole på et tegnebrett med stylus, slik at vi kan signere.

Signer enkelt ethvert PDF- eller Microsoft Word-dokument.

I den forbindelse har vi skrevet en dedikert guide om hvordan bruke tegnetavlen til å signere dokumenter og PDF-er.

Når det gjelder programmer for å signere dokumenter, anbefaler vi at du fortsetter å lese vår guide Hvordan fylle ut PDF-skjemaer uten å skrive ut dem.

Hvis du trenger en anerkjent og sertifisert digital identitet, anbefaler vi at du leser vår artikkel om Hvordan aktivere SPID.

Hvis du vil lese flere artikler som Sett inn signaturen på et digitalt dokument på PC og smarttelefon, kan du besøke kategorien Applikasjoner.