Importere Excel-data til Word, kopiere og lime inn tabeller i dokumenter

Oppdag hvordan du enkelt kan integrere Excel-data i Word-dokumenter gjennom kopiering, innsetting og konvertering ved hjelp av online-verktøy for å forenkle arbeidsprosessen.

I programmene Word og Excel innenfor Office-pakken, selv om de er ulike, kan de integreres på forskjellige måter. Det er ingenting som hindrer oss fra å sette inn en tabell i et Word-dokument eller kopiere tekst fra Word til en Excel-tabell. Dette gjør det mulig å lage profesjonelt innhold rikt på data, tabeller og grafikk.

I denne artikkelen skal vi se hvordan man konverterer en Excel-fil til en Word-fil, eller hvordan man setter inn en tabell eller grafikk i et dokument. Denne operasjonen kan ikke gjøres automatisk med Office-programmene, men krever at man kopierer Excel-tabellen inn i dokumentet eller bruker eksterne online-verktøy for filkonvertering.

Hvordan importere en Excel-tabell til Word

For å bringe en Excel-tabell inn i et Word-dokument velger vi alle cellene med data (ved å trykke CTRL-A) og trykker CTRL-C for å kopiere (eller bruke Kopier fra Rediger-menyen). I tillegg til å kunne kopiere og lime inn data fra et Excel-ark til Word, er det også mulig å kopiere en grafikk fra et Excel-ark og sette den inn i et Word-dokument.

Når dataene er kopiert fra Excel, går vi til Word-dokumentet, klikker på stedet i dokumentet der tabellen skal settes inn (ideelt sett på slutten av et avsnitt eller i det minste langt unna teksten) og bruker tastene CTRL+V eller klikker på Lime inn øverst.

Hvis man ønsker flere alternativer for å importere data i forskjellige formater, kan man trykke på knappen med lynbilde avkopien etter å ha limt inn Excel-dataene og klikke på Lim inn spesial. I dette tilfellet vil vi lage en kobling slik at endringer som gjøres på tabellen i Word også gjenspeiles i Excel-filen og vice versa.

Lim inn spesial har flere alternativer: lim inn som bilde, som formatert tekst (RTF) eller uformatert tekst. Valget avhenger av hvordan man ønsker å presentere og bruke Excel-dataene.

Microsoft Excel-regnearkobjekt: Lim inn dataene som et innebygd Excel-objekt. Ved å dobbeltklikke på objektet, åpnes Excel for redigering. (Beholder Excel-funksjonaliteten, men øker størrelsen på Word-filen). Hvis denne alternativknappen ikke vises, må den aktiveres i Word-innstillingene, under Avanserte innstillinger > Klipp ut, kopier og lim inn, ved å aktivere alternativet "Vis knapper for lim inn-funksjonen". I tabellalternativene kan man velge om man vil beholde formateringen som den hadde i Excel, eller tilpasse den til Word-dokumentets formatering.

Kobling av Excel-data til Word-filen (Automatiske Oppdateringer)

Hvis man limer inn Excel-data i et Word-dokument, kan man få disse dataene til å oppdatere seg automatisk når endringer gjøres i Excel-filen. Filene vil dermed være koblet. Ved å bruke Lim inn spesial kan man velge "Microsoft Excel-regnearkobjekt" og velge "Lim inn kobling". Word-dokumentet må ha tilgang til Excel-filen for å oppdatere dataene. Hvis Excel-filen blir flyttet eller omdøpt, vil koblingen bli brutt.

Lag en Excel-lignende tabell i Word

For å unngå å måtte ha åpne to Office-programmer på samme PC, kan vi også raskt opprette en Excel-lignende tabell i Word. For å gjøre dette åpner vi Word-dokumentet der vi ønsker å sette inn tabellen, går til stedet der vi vil ha den (alltid langt unna avsnitt som allerede kan være skrevet), klikker på Sett inn øverst og deretter på Tabell.

I vinduet som vises, velger vi størrelsen på tabellen og dens stil i Ribbon-bar, og fyller inn nødvendig data. Tabellene har naturligvis ikke de samme funksjonene som de som genereres i Excel (for eksempel avanserte beregninger eller formler), men det kan være en god løsning for de som leter etter en rask tabell å skrive og enkel å fylle ut, uten å måtte åpne Excel.

Konvertere Excel-filer til Word-filer

Hvis man ønsker å finne en mer automatisk løsning for å konvertere en XLS eller XLSX fil fra Excel til en DOC eller DOCX fil i Word, finnes det noen online-verktøy tilgjengelig.

De er også i stand til å konvertere et Word-dokument til Excel-format.

Det mest populære nettstedet for å utføre slike operasjoner er Convert.io.

Fra dette nettstedet kan vi laste opp Excel-filen og velge å konvertere den til Word-fil ved å velge .doc-formatet. Etter noen minutter vil vi motta det nye Word-dokumentet via e-post, og det vil ha et utseende som ligner på den originale Excel-filen, og beholde formateringen av tabeller, tekst og bilder.

For å fortsette, trykker vi på Velg filer, laster opp Excel-filen vi ønsker å konvertere, trykker på rullegardinmenyen ved siden av In, søker i den innebygde søkemotoren etter doc eller docx, og trykker deretter på Konverter for å starte konverteringen av dokumentet.

Vi kan også prøve andre gode online konverteringsverktøy for Excel-filer til Word-filer, som Coolutils.

Coolutils er enkelt og umiddelbart, det er bare å laste opp en xls- eller xlsx-fil og trykke på Last ned konvertert fil for å umiddelbart få et dokument i doc- eller docx-format. Den endelige filen lastes ned i komprimert zip-format, som vi kan pakke ut gratis med 7-Zip. I noen situasjoner kan formateringen av tekst og tabeller gå tapt, men ingenting som ikke kan fikses inne i Word selv (kanskje ved å regenerere en ny tabell og kopiere dataene).

Et annet nettsted vi kan bruke for konvertering av Excel-filer til Word er PDFMall, som til tross for navnet fungerer godt med alle dokumenter.

Når vi åpner nettstedet, må vi sørge for at EXCEL og DOC er valgt i konverteringsfeltet (gjenkjennelig ved pilen som spinner rundt seg selv), trykk øverst på Velg fil, last opp filen som skal konverteres, og trykk nederst på Konverter nå.

Excel og Word er sterkt sammenknyttede: ved å bruke dem sammen kan vi lage profesjonelle tabeller i ethvert dokument, slik at vi kan forberede det for presentasjon på kontoret eller til sjefen. Noen enkle tabeller kan oppnås direkte fra Word, uten å gå via Excel; men hvis dokumentet er fullt av tabeller, er det bedre å bruke en av konverteringsnettsidene nevnt tidligere for å konvertere en Excel-fil til en Word-fil.

FAQ: Viktige spørsmål og svar

Hvordan overføre tabell fra Excel til Word?

For å overføre en tabell fra Excel til Word enkelt og raskt, følg denne fremgangsmåten:

• Åpne Excel: Finn og åpne filen som inneholder tabellen du vil overføre.
• Merk tabellen: Klikk og dra for å markere cellene i tabellen.
• Kopier tabellen:
  • - Bruk hurtigtasten: Trykk

  CTRL+C

• Eller gå til fanen 'Hjem' og klikk på 'Kopier'.
• Åpne Word: Gå til dokumentet der du vil lime inn tabellen.
• Lim inn tabellen:
• Bruk hurtigtasten: Trykk CTRL+V
• Eller gå til fanen 'Hjem' og klikk på 'Lim inn'.
• Juster formatering (valgfritt): Om nødvendig kan du justere størrelsen og stilen på tabellen i Word for å passe dokumentet bedre. Denne metoden lar deg raskt integrere Excel-data i Word-dokumenter, noe som sparer tid og sikrer konsistens i presentasjonen.

Hvordan flette Word og Excel?

For å flette Word og Excel, følg disse enkle trinnene:

• Åpne Word: Start med et nytt dokument i Microsoft Word.
• Naviger til Masseutsendelser:
  - Klikk på fanen 'Masseutsendelser' i menyen.
• Start utskriftsfletting:
• Velg 'Start utskriftsfletting' og velg ønsket type fletting, som for eksempel 'Brev'.
• Velg mottakere:
• Klikk på 'Velg mottakere'.
• Velg 'Bruk en eksisterende liste'.
• Finn Excel-filen:
• Bla gjennom filene dine for å finne Excel-regnearket du vil bruke.
• Klikk 'Åpne' for å importere dataene.
• Fullfør flettingen:
• Legg til ønskede felt fra Excel-arket i Word-dokumentet.
• Forhåndsvis resultatene og fullfør flettingen ved å klikke på 'Fullfør og skriv ut'. Med disse trinnene kan du enkelt kombinere dataene fra Excel med formatet i Word.

Hvordan lime inn et dokument i Word?

For å sette inn et dokument i Word, følg disse enkle trinnene:

• Klikk eller trykk der du vil plassere innholdet i det eksisterende dokumentet.
• Gå til 'Sett inn'-fanen.
• Velg pilen ved siden av 'Objekt'-knappen.
• Klikk på 'Tekst fra fil'.
• Naviger til filen du ønsker å sette inn og dobbeltklikk på den. Hvis du trenger å legge til innhold fra flere dokumenter, gjentar du prosessen for hvert dokument.

Hvordan kopiere en hel tabell i Word?

For å kopiere en hel tabell i Word, følg disse enkle trinnene:

• Merk tabellen: Klikk på tabellen for å se er det en liten firkant i det øverste venstre hjørnet av tabellen. Klikk på denne firkanten for å merke hele tabellen.
• Kopier tabellen:
  - Hvis du vil kopiere tabellen, trykk CTRL+C.
• Hvis du vil klippe ut tabellen, trykk CTRL+X.
• Lim inn tabellen: Plasser markøren der du ønsker å sette inn tabellen, og trykk CTRL+V for å lime inn. Disse trinnene lar deg raskt og enkelt kopiere eller klippe ut tabeller i Word.

Hvis du vil lese flere artikler som Importere Excel-data til Word, kopiere og lime inn tabeller i dokumenter, kan du besøke kategorien Opplæringen.