20 funksjoner i Gmail for å håndtere posten raskere

Optimaliser Gmail-opplevelsen med skjulte funksjoner, fra å deaktivere kategorifaner til å bruke hurtigtaster, og få full kontroll over innboksen din.

Vi er alle lei av å motta den røde meldingen som sier at Google Drive-plassen er i ferd med å gå tom. Eller å innse, etter flere dager, at en e-post fra en kunde eller venn havnet i "Kampanjer"-fanen sammen med tusen vis av rabatter fra butikker vi ikke er interessert i. Gmail er laget for å være enkelt, men akkurat derfor er mange av de mest nyttige funksjonene skjult i menyer som ingen noen gang åpner. Vi har brukt timer på å navigere gjennom innstillingene for å forstå hvordan vi kan gjøre en kaotisk innboks til et verktøy som jobber for oss, i stedet for at vi må jage det. Her er hvordan vi har ryddet opp og hvilke alternativer vi har aktivert for å ikke miste noe mer.

Problemet med faner og hvordan tilbake til full kontroll

Som standard deler Gmail meldinger inn i Hovedsak, Sosiale og Kampanjer. Det virker praktisk, men i praksis er det som å ha en butler som bestemmer hva vi skal lese og hva vi ikke skal, og som ofte tar feil. En arbeids-e-post sendt via et automatisk system havner i Kampanjer og forsvinner fra vår synsvinkel.

For å løse problemet, er det lurt å deaktivere dette systemet og bruke en mer ærlig visning. Klikk på tannhjulet oppe til høyre, gå til "Vis alle innstillinger" og se etter fanen "Innboks". Her, i stedet for "Standard", velger vi Prioritert innboks. På denne måten setter Gmail kun opp meldingene som ikke er lest og de vi har merket med stjerne øverst. Alt annet faller nedover.

Hvis vi ønsker en opplevelse som er enda mer lik tradisjonelle e-postprogrammer, kan vi aktivere Leserute (igjen fra tannhjulet oppe). Dette lar oss lese innholdet i en e-post i et panel ved siden av, uten å måtte gå inn og ut av meldingslisten hele tiden. For dem som synes knappene er uklare, kan vi i generelle innstillinger endre "Knappetiketter" for å vise tekst i stedet for bare ikoner.

Endelig, hvis en samtale blir plagsom, bruker vi Ignorer-funksjonen (fra menyen med tre prikker i meldingen): det er som å sette en WhatsApp-gruppe på mute, tråden av meldinger vil ikke lenger komme til toppen ved hver respons.

Tidsmaskin og responstid

Det har skjedd med alle å klikke "Send" og så innse et sekund etterpå at vi har glemt vedlegget. Gmail har en funksjon for å angre sending, men som standard er den satt til 5 sekunder, en tid som er nesten ubrukelig. Ved å gå til generelle innstillinger, under "Angre sending", kan vi skyve skyveren opp til 30 sekunder. Det er et tidsperspektiv som endrer alt, fordi meldingen forblir i en slags "venterom" før den virkelig sendes. Hvis du vil fordype deg, har vi skrevet en spesifikk guide om måtene å angre sending av en e-post.

For de som skriver mye, er hurtigtaster den eneste måten å ikke bli gal på. For eksempel åpnes en ny melding umiddelbart ved å trykke på C-tasten. Hvis du ikke husker tastene, kan du bare trykke Shift + ? for å få opp hele listen over tilgjengelige kombinasjoner.

Hvis vi ofte skriver de samme tingene, som instruksjoner til kontoret, kan vi bruke Maler. Bare gå til Innstillinger > Avansert og aktiver "Maler". Når det er gjort, kan vi lagre standard svar og hente dem frem med to klikk, og dermed unngå den vanlige og kjedelige kopier-innliming fra gamle e-poster.

Jakten på store filer og dyp rengjøring

Gmail-plassen deles med Google Foto og Drive. Hvis innboksen er full, slutter vi å motta e-poster. Før vi betaler abonnementet, kan vi gjøre en målrettet rydding ved å lete etter "tungvektere".

I søkebaren skriver vi size:10m for å finne meldinger som er tyngre enn 10 megabyte. Et triks for dem som må slette tusenvis av e-poster er å ikke bare velge de 50 meldingene på siden, men å klikke på den gule lenken som vises øverst: Velg alle samtaler som samsvarer med dette søket. Bare slik kan man slette tusenvis av gamle e-poster på en gang. For detaljer, her er hvordan finne gamle e-poster i Gmail og de største vedleggene.

Avsløre hvem som selger våre data og håndtere personvern

Når vi registrerer oss på et nettsted, havner e-postadressen ofte i databaser som blir solgt til ...

For å forstå hvem som har sviktet vår tillit, følger vi ruten til TekniskeTriks ved å bruke trikset med pluss-symbolet og punktene.

Gmail har to hemmeligheter om adresser: for det første, ignorerer den helt punktene. [email protected] er det samme som [email protected]. For det andre, ignorerer den alt vi skriver etter et + symbol. Hvis vi registrerer oss på et nettsted ved å bruke [email protected], vil e-posten fortsatt komme til oss, men hvis vi begynner å motta spam til den spesifikke adressen, vil vi vite nøyaktig hvem som har solgt dataene våre. På det punktet kan vi blokkerer mottak av e-poster fra uønskede avsendere ved å opprette et filter som sender alt til søppelposten.

For sikkerhet anbefaler vi å aktivere valget Be om å se eksterne bilder i innstillinger. Dette hindrer avsendere i å vite om vi har åpnet e-posten ved hjelp av små usynlige bilder (sporingspiksler). I tillegg, hvis vi har brukt en offentlig PC, kan vi gjøre logg ut eksternt: bare rull til bunnen av Gmail-siden og klikk på "Detaljer" (under den siste kontoinformasjonen) for å lukke alle aktive økter på andre enheter.

Organisering avansert og produktivitet

Gmail bruker ikke mapper, men etiketter. Vi kan organisere meldingene ved ganske enkelt å dra e-posten med musen over ønsket etikett i venstre kolonne. Hvis vi derimot trenger å håndtere flere kontoer, kan vi sette opp Gmail for å send e-post med en annen e-postadresse, og sentralisere alt på ett sted.

For de som bruker appen på iOS, finnes det et raskt triks: det er mulig å flytte en melding fra én Gmail-konto til en annen (eller til en IMAP-konto) ved å bruke funksjonen "Flytt" etter å ha valgt e-postene i redigeringsmodus. Dette er veldig nyttig for de som migrerer dataene sine eller deler e-posten mellom jobb og privatliv. Hvis vi derimot ønsker å dele administrasjonen av innboksen med en kollega uten å gi dem passordet, kan vi bruke funksjonen for deling av en Gmail-adresse i "Kontoer og import.".

Til slutt, for ikke å glemme oppgavene våre, kan vi gjøre en e-post til en oppgave. Bare merk teksten, gå til "Mer" i menyen ovenfor og velg Legg til oppgave. Meldingen vil bli et minne i Google Tasks, integrert direkte i kalenderen.

Apper for a styrke posten

Hvis standardgrensesnittet ikke er nok, finnes det verktøy som legger til profesjonelle funksjoner uten å komplisere tingene for mye.

Shortwave er ideelt for de som mottar hundrevis av e-poster. Det omdanner Gmail til noe som ligner en chat, samler meldingene etter emne og lar oss lage raske oppsummeringer av lange samtaler.

Right Inbox er for de som trenger å vite om e-posten har blitt lest. Den legger til en varsling som informerer når mottakeren åpner meldingen, og er veldig nyttig for å sette opp automatiske påminnelser.

Mailbird er en programvare som installeres på PC-en. Det er perfekt for de som håndterer 3 eller 4 forskjellige kontoer og ønsker å se dem alle på én skjerm uten å måtte veksle mellom faner.

Andre nyttige ting som ofte blir glemt

• Offline-bruk: I innstillingene, under "Offline", kan vi aktivere lesing av post uten internett. Nyttig i fly; svarene vil bli sendt så snart vi er online igjen. For detaljer, her er hvordan lese Gmail-post offline.
• Utsett e-post: Ved å klikke på klokkeikonet over en melding, kan vi få den til å forsvinne og dukke opp i innboksen igjen på et mer passende tidspunkt.
• Arkiver vs Søppelpost: Å arkivere en e-post betyr ikke å slette den. Det fjerner bare meldingen fra hovedvisningen, men holder den lagret. Hvis vi sletter den, forsvinner den for alltid etter 30 dager.

Etter år med å kjempe mot varsler om fullt lagringsminne og lete etter e-poster begravd under hauger av nyhetsbrev, har jeg forstått at den eneste måten å ikke bli gal med Gmail er å slutte å stole på de automatiske innstillingene. Mitt råd.

Det å sette av en time på lørdag til å gjøre en ryddesession med operatøren size: og deaktivere kategori-faner kan virke som en kjedelig oppgave. Men følelsen av å åpne innboksen og kun se det som virkelig betyr noe, uten støyen fra reklamer, er ubetalelig.

Færre distraksjoner betyr mer tid til å gjøre andre ting.

Hvis du vil lese flere artikler som 20 funksjoner i Gmail for å håndtere posten raskere, kan du besøke kategorien Applikasjoner.