Funksjonene i Word som redder deg for timer med arbeid

Oppdag de mest nyttige spesialfunksjonene i Microsoft Word som effektiviserer arbeidet ditt, fra stilbruk til tekstsamling og layoutforbedringer – alt for å spare tid!

Uansett hvilken datamaskin du bruker til arbeid, enten det er Windows eller Mac, er sannsynligheten stor for at du bruker Microsoft Word. Microsoft Word kan virke som et enkelt program ved første øyekast, men det har en enorm kompleksitet, med dusinvis av funksjoner som av og til er åpenbare, men oftere skjult i ulike menyalternativer. Word-manualene er imidlertid ekstremt kjedelige, da de starter med det grunnleggende for så å forklare funksjoner som du sannsynligvis aldri vil bruke i livet.

For å være så essensielle som mulig, la oss her se på de mest nyttige spesialfunksjonene i Microsoft Word som det er verdt å vite om og bruke alltid, enten man jobber med det sporadisk eller bruker det hver dag. Dette er funksjoner som ikke er skjult som hemmelige triks, men som ikke forklares noe sted, med mindre de er studert i spesifikke manualer.

Smette å bruke Stiler

Den første feilen som ødelegger dokumentene er å velge en overskrift og gjøre den fet eller forstørre den manuelt. Å gjøre det, er som å male hvert eneste rom i et hus med en liten pensel: det tar en uendelig tid, og hvis du bestemmer deg for å endre farge må du begynne på nytt. Stiler, som finnes i Hjem-menyen, fungerer derimot som en fjernkontroll for hele teksten.

Hvis du tildeler en overskrift stilen Tittel 1, forteller du programmet at dette er overskriften for et kapittel. Den enorme fordelen er at hvis du om en måned bestemmer at blått ikke lenger er din favorittfarge og vil ha alt i svart med Arial-skrift, trenger du ikke å bla gjennom hundre sider. Du kan bare endre stilen én gang, og Word vil umiddelbart endre hver enkelt overskrift i dokumentet, i et blunk.

Flytte kapitler som om de var LEGO-biter

Når stiler er satt, låser du opp et hemmelig våpen: Flyttepanel (finnes i Visning-fanen). Det er en slags sidekart som viser alle titlene dine. I stedet for å kopiere og lime inn, kan du ganske enkelt klikke på en tittel i panelet og dra den dit du vil. All teksten under den tittelen vil følge med, som om det var en blokk med LEGO, uten å etterlate tomrom eller foreldreløse linjer.

Trikset for å samle tekstbiter uten å miste besinnelsen

Forestill deg at du må lage et sammendrag ved å ta en setning fra side 5, et avsnitt fra side 12 og et bilde fra side 30. Normalt ville du kontinuerlig hoppe frem og tilbake, og miste tråden. Det finnes imidlertid en nesten glemt funksjon kalt Spike.

Den fungerer som en usynlig bøtte: du velger den første setningen og trykker Ctrl+F3. Setningen forsvinner og havner i bøtten. Gjør det samme med de andre tekstbitene på ulike steder i filen. Når du kommer til punktet der du vil lime alt inn, trykker du Ctrl+Shift+F3 og Word tømmer bøtten, limer inn hver bit i den nøyaktige rekkefølgen du samlet dem. For de som må hente informasjon fra enorme dokumenter, er dette kommandoen for ikke å miste besinnelsen.

Se det usynlige for å unngå layoutfeil

Mange skriver i Word ved å se på et rent og hvitt ark, men det er en feil. Å aktivere Pi-symbol (som ser ut som en "P" opp-ned i Hjem-fanen) er som å ta en røntgen av dokumentet ditt. Plutselig vil du se prikker mellom ordene, symboler på slutten av avsnittene og piler der du har brukt Tab-tasten.

Unngå at datoer deles i to

Det er plagsomt når en dato eller sammensatt navn havner på tvers av to linjer, med dagen på slutten av siden og året på begynnelsen av den neste. I stedet for å bruke den vanlige mellomromstasten, bruk Enhetlig Mellemrom ved å trykke Ctrl+Shift+Mellomrom. Denne kommandoen "limer" de to ordene sammen: Word behandler dem som om de var ett enkelt ord, og vil aldri skille dem, og flytter dem begge til neste linje hvis det ikke er plass.

Sidebrytning for å unngå galskap

Slutt å trykke på Enter gjentatte ganger for å gå til ny side. Dette er den vanligste og mest skadelige feilen. For å hoppe til neste side på en ryddig måte, bruk kombinasjonen Ctrl+Enter. På denne måten.

Skap en usynlig vegg: alt dere legger til på den forrige siden vil aldri flytte starten på den neste siden, som alltid vil forbli perfekt justert på toppen.

Skape snarveier for lange ord

Hvis dere ofte skriver ekstremt lange firmanavn, kompliserte adresser eller gjentagende juridiske klausuler, er det ingen grunn til å skrive dem hver gang. Microsoft Word har et automatisk erstatningssystem som dere kan tilpasse.

Gå til alternativene for automatisk korrigering og lag en egen forkortelse. For eksempel kan dere fortelle Word at hver gang dere skriver "adresse" og trykker på mellomrom, skal det automatisk erstattes med den komplette kontoradressen, inklusive postnummer og fylke. Det er en enkel måte å skrive mye raskere uten å gjøre skrivefeil i de kjedeligste delene av teksten.

Raske tips for ett perfekt dokument

For de som ønsker et profesjonelt resultat uten å bruke timer på å fikle, her er hva dere bør sjekke før dere lukker filen:

• Automatisk lagring: Gå til alternativene og senk tiden for automatisk lagring til ett minutt. Dere unngår å gråte hvis PC-en plutselig starter på nytt.
• Automatisk innholdsfortegnelse: Hvis dere har brukt stiler for overskriftene, opprettes innholdsfortegnelsen automatisk med to klikk i fanen Referanser. Skriv den aldri for hånd.
• Sammenligning av dokumenter: Hvis dere har to versjoner av den samme filen og ikke vet hva som har blitt endret, bruk sammenligningsfunksjonen i fanen Revisjon. Den fremhever forskjellene som om den var en korrekturleser.
• Rensing av data: Før dere sender en fil til en kunde, bruk Dokumentinspeksjon for å slette deres private kommentarer og skjulte informasjoner.
• Inkludering av skrifttyper: Hvis dere bruker en spesiell font, husk å inkludere den i lagringsalternativene. Ellers vil de som åpner filen se en standard font og all layouten deres vil bli ødelagt.

Hvis jeg skulle gi dere ett eneste råd, ville det være dette: slutt å se på Word som et enkelt digitalt ark. De fleste av oss bruker det til 10% av kapasiteten, og bruker timer på å gjøre ting som programmet ville gjort på et sekund. Hemmeligheten er ikke å kjenne alle enkeltkommandoene, men å lære å bruke stiler og sideskift. Når dere først har blitt vant til å ikke trykke på Enter-tasten for å gå til en ny side, vil dere merke at dokumentet endelig slutter å kjempe mot dere og begynner å samarbeide. Det er en liten investering av tid i starten som redder dere fra nervøse sammenbrudd på slutten av prosjektet.

Hvis du vil lese flere artikler som Funksjonene i Word som redder deg for timer med arbeid, kan du besøke kategorien Applikasjoner.