Gjør god bruk av "Paste Special" i Office Suite

Har du noen gang prøvd å kopiere (Ctrl + c) og lime inn (Ctrl + v) noe informasjon fra en nettside eller e-post inn i et Word-dokument bare for at det innlimte innholdet ikke skal vises i samme stil som resten av dokumentet? Grunnen til at dette skjer er at den originale html-formateringen i det kopierte innholdet er bevart i prosessen.

Heldigvis finnes det en måte å lime inn innhold uten å bevare den opprinnelige formateringen; denne funksjonen kalles "Paste Special". Det gir også noen nyttige alternativer når du limer inn bilder i et dokument. Du kan lime inn spesial ved å trykke "Ctrl + Alt + V" i Microsoft Office-pakken og andre applikasjoner. Denne artikkelen vil vise deg hvordan Paste Special kan brukes i to av de mest populære Office-applikasjonene – Word og Excel. Vær oppmerksom på at denne veiledningen er skreddersydd for Microsoft Office 2010 og nyere versjoner.

Microsoft Word 2010 eller høyere

Kopier tekst fra en nettside eller e-post til et Word-dokument

1. Når du har kopiert litt tekst fra en nettside til utklippstavlen (Ctrl + C), i et Word-dokument, naviger til Start og velg pil ned Lim inn – Lim inn spesial (eller trykk Ctrl + Alt + V).

2. Dialogboksen Lim inn spesielt vises som vist nedenfor:

3. Som standard er HTML-formateringsalternativet uthevet når du kopierer tekst fra en nettside. Hvis vi fortsetter å lime inn med dette alternativet valgt, vil den kopierte teksten beholde html-formateringen og vil mest sannsynlig se helt malplassert ut i dokumentet i henhold til bildet nedenfor.

4. Velg i stedet alternativet "Uformatert tekst" for å fjerne html-formateringen og sette den til standard dokumentinnstillinger.

Kopier bilder fra en nettside eller e-post til et Word-dokument

1. Hvis du kompilerer bilder til en e-post eller et Internett-dokument, kan det oppstå et problem når det kopierte bildet er en stor fil. For eksempel er bilder som er innebygd i e-postvedlegg ofte bmp-filer (bitmap), som er en av bildefilene av høyeste kvalitet som er tilgjengelige. For å redusere kvaliteten på grafikk kan du bruke Paste Special. Dialogboksen Lim inn spesial skal gi deg følgende alternativer:

2. I stedet for å kopiere bildet i html-formatet som fremhevet ovenfor, kan du velge en annen type bildeformat som GIF, PNG eller JPEG for å redusere den grafiske størrelsen på bildet. Som et resultat reduseres den totale filstørrelsen på dokumentet ditt, noe som er veldig nyttig hvis du sender dokumentet via e-post.

Microsoft Excel 2010 eller høyere

For de av oss som regelmessig driver med regneark, kan Paste Special være en velsignelse for produktiviteten. Her er noen spesielle Excel-spesifikke limteknikker.

datatransponering

1. Et ganske vanlig datarenseproblem i Excel er datatransponering. For eksempel, for å konvertere kolonnene i dataene våre til rader, uthev de originale dataene og trykk "Ctrl + C".

2. Naviger til et tomt dataområde i regnearket og trykk "Ctrl + Alt + V". Når Lim inn spesial åpnes, klikker du på Transponer.

3. En transponert kopi av tabellen vil nå vises i regnearket.

automatiske beregninger

Paste Special kan brukes når det er nødvendig for å utføre enkle beregninger som å multiplisere, subtrahere eller legge til på tvers av flere celler samtidig. I eksemplet må vi trekke 20 fra verdiene til B3-B10.

1, I en tom celle, skriv inn verdien 20 og trykk CTRL + C

2. Marker cellene B3-B10, og trykk CTRL + ALT + V. I dialogboksen Lim inn spesial velger du Trekke fra under overskriften Drift. Klikk OK.

3. Cellene A1-A20 har nå 20 subtraksjoner fra sine totale verdier.

3. Grafikkformatering

Hvis du trenger å vise flere diagrammer, er det viktig at fargen, fonten og skalaene er konsistente hele veien. Det kan imidlertid være ekstremt kjedelig å style hvert diagram for å matche. Heldigvis kommer Paste Special godt med igjen.

I eksemplet nedenfor ønsker vi å konvertere grønnsakstalldiagrammet til å se ut som frukttallspaidiagrammet.

1. Velg sektordiagrammet og trykk Ctrl + C. Velg søylediagrammet og skriv inn Ctrl + Alt + V.

2. Når dialogboksen Lim inn spesial åpnes, velger du Formater.

3. Søylediagrammet for antall grønnsaker har blitt formatert til å ligne et kakediagram som fruktantallet.

konklusjon

Som eksemplene ovenfor illustrerer, kan Paste Special gi store produktivitetsgevinster. I de fleste tilfeller kan kompliserte eller repeterende formateringsoppgaver, spesielt på Excel-regneark, løses med et enkelt knappeklikk. Selv om vi bare nevner bruken i Microsoft Office, kan den også brukes i mange forskjellige applikasjoner, inkludert Gmail. Vi foreslår at du prøver det neste gang du kopierer tekst fra Internett til et Word-dokument. Skriv i kommentarfeltet nedenfor hvis du har spørsmål.

Bildekreditt: lim kopier lim inn kopier

Index
  1. Microsoft Word 2010 eller høyere
    1. Kopier tekst fra en nettside eller e-post til et Word-dokument
    2. Kopier bilder fra en nettside eller e-post til et Word-dokument
  2. Microsoft Excel 2010 eller høyere
    1. datatransponering
    2. automatiske beregninger
    3. 3. Grafikkformatering
  3. konklusjon

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *

Go up