Hvordan Microsoft Access fungerer og hva det brukes til

Foreløpig Microsoft Access-guide for å forstå hvordan databaseadministrasjon fungerer, hvem som trenger det og hva det er for

Microsoft Access det er et av programmene som finnes i Microsoft Office-pakken, hovedsakelig brukt i forretningsmiljøer siden det er reservert for database ledelse.

Hjemme, for studier eller for enkle jobber, brukes Excel ofte til lister og rudimentære databaser, men i de fleste tilfeller kan vi umiddelbart bytte til Access for å unngå rotene som genereres av Excel (spesielt hvis vi trenger å "beregne" noe i cellene ) .

Det er umulig å forklare hvordan du bruker Access i en enkelt artikkel; Det er skrevet mer eller mindre komplekse manualer om dette programmet med uendelige muligheter. Dette korte foreløpige innlegget har den eneste hensikten å påpeke at med Access kan du også administrere bordene på en restaurant, rommene på et hotell eller til og med utgiftene til virksomheten din, utstedte eller mottatte fakturaer, bøkene i et bibliotek, liste over CDer og andre typer data.
Å lære Access hjemme kan være en kjedelig jobb i begynnelsen, men jeg kan forsikre deg om at forståelse av Access kan føre til enorme jobbmuligheter (ikke mange mennesker er gode på Access) og kan gjøre enhver oppgave du gjør på datamaskinen din enklere.

LES OGSÅ -> Alternativer til Microsoft Access for å administrere databaser

1) Hva er Microsoft Access

Microsoft Access er en RDBMSdet er en Relasjonelt databasestyringssystemen relasjonsdatabasebehandler der data er koblet sammen av avhengighetsrelasjoner.

Ikke ideelt for store databaser som krever forskjellige programmer, men det er den enkleste databaseprogramvaren. Hovedforskjellen med Excel er at rådata må settes inn i Access-tabeller og ikke matematiske beregninger som skjer i Excel.

I Access må du lagre strukturelle endringer, men dataene lagres automatisk når de legges inn.

2) Database for løsøreinventar

Den mest brukte standardmalen for Microsoft Access er Liste over varerutmerket å bruke i en butikk, i et logistikk- og distribusjonssenter eller hvis vi skulle selge alle varene i et hus.

Med denne modellen (tilgjengelig når du åpner Access) kan vi katalogisere alle produktene på salg, dele dem inn i kategorier, angi statusen til varene for salg, plasseringen av objektet, eieren og kjøpsdatoen, for å beholde alt ryddig. Ved å trykke sidelengs på navigasjonsruten kan vi flytte oppføringene mellom de ulike kategoriene, mens for å legge til et nytt element bare trykk på toppen Nytt godt.

Øverst på listen kan vi samle inn data via e-post, sende listen via e-post, generere en rapport og bruke Filter-feltet til å velge hvordan du vil filtrere dataene som legges inn.

3) Database for kontaktliste

En annen gyldig modell som vi kan bruke på Access er Kontaktlistesom lar deg lage en komplett kontaktliste for leger, arkitekter, advokater, ingeniører og alle som har en liste over numre å lagre i digitalt format.

Inne i databasen kan vi legge til individuelle oppføringer ved å trykke på Ny kontakt og fylle ut feltene med navn, etternavn, firma, stilling, kategori, e-postadresse, jobbtelefon, hjemmetelefon, mobiltelefon og postnummer.

Andre nyttige taster lar deg legge til kontakter i Outlook, lage adresseetiketter og vise/skjule felt. I navigasjonsruten på venstre side kan du få tabeller, spørringer, skjemaer og rapporter, samt bruke makroer.

3) Database for elevliste

En professor på ungdomsskole, videregående skole eller høyskole vil definitivt sette pris på å bruke malen Liste over studenterhelt lik rubrikkmodellen, men designet for å administrere alle elevene i klassene eller et kurs.

For å legge til en ny student i databasen, trykk på knappen Ny student og fyll ut alle tilstedeværende felt: navn, etternavn, e-postadresse, telefon, firma og stilling.

Professorer som er mer erfarne med databaser kan også legge til nye kolonner og legge til karakterer for hvert semester, semester eller kvartal (avhengig av type studenter) eller legge til annen nyttig informasjon for studentledelsen.

4) Database for arrangementshåndtering

En annen gyldig standardmal som vi kan bruke for Access er Liste over hendelserdesignet for de som administrerer mange arrangementer i løpet av dagen (PR, sosiale medier-ansvarlig) eller for de som arrangerer store arrangementer (bryllupsplanlegger eller lignende).

Den aktuelle modellen er fullstendig lik den som er sett for flyttbare eiendeler: med Ny hendelse-knappen kan vi sette inn nye hendelser i databasen, og fylle ut hvert felt som kreves for hendelsesadministrasjon (tittel, starttid, sluttid, beskrivelse, plassering og eventuelle vedlegg).

Som tilleggsnøkler finner vi Samle inn data via e-post, Send liste via e-post, Rapporter og det uunngåelige feltet for å filtrere resultatene.

5) Database for oppgaveliste

Blant de mest interessante modellene vi finner Liste over gjøremåluunnværlig for idédugnadsgrupper, for de som ønsker å holde styr på aktivitetene igangsatt av en arbeidsgruppe og for å finne ut om de fastsatte fristene overholdes.

På denne databasemodellen finner vi knappen Ny virksomhet og for hver ny oppføring kan vi fylle ut feltene tittel, prioritet, status, prosentandel fullført, oppdrag, startdato, sluttdato, frist og beskrivelse.

Også i dette tilfellet kan du bruke tastene Samle inn data via e-post, Send liste via e-post, Rapporter og søkefeltet for å bedre administrere databasen.

6) Salgspipeline database

Den siste modellen vi vil vise deg er relatert til salgspipelinedvs. en database for å overvåke salg av et produkt eller en tjeneste av en gruppe profesjonelle selgere.

Referansenøkkelen for å opprette nye oppføringer kalles Nye muligheter og lar deg administrere salgsmuligheter ved å fylle ut feltene for kunde, ansatt, tittel, kategori, interaksjonsnivå, tilbudsfrist, sannsynlighet, forventet inntekt og fallprognose.

Konklusjoner

Hva er viktig å forstå om a Få tilgang til databaser det er slik programmet tenker: tabeller er grunnlaget for dataer det nødvendig å lage mange tabeller for hver type post som deretter kan aggregeres sammen, filtreres med spørringer og settes inn fra maskene.

For å lære hvordan du bruker Access som profesjonelle kan vi også lese spesialiserte nettsteder som f.eks HTML.ithvor vi kan finne veiledninger for å begynne å bruke Access og lage nye databaser.

Nettguiden på italiensk for Access forblir det alltid den som tilbys av Microsofts nettstedsom gir en svært detaljert generell oversikt og en verdifull hjelp for alle som begynner å bruke Access for sine databaser.

Hvis du vil lese flere artikler som Hvordan Microsoft Access fungerer og hva det brukes til, kan du besøke kategorien Android.