Mest nyttige Excel-funksjoner for filtrering av data og visning av grafer

8 mest nyttige Excel-funksjoner for å behandle data og tabeller, bruke filtre og vise dem i grafisk form

Microsoft Excel er det mest brukte programmet i bedrifter og regnskapskontorer rundt om i verden, gitt sin høye presisjon i å gjøre beregninger og organisere alle typer data i diagrammer, tabeller og grafer for personlige kontoer, familiekontoer eller for forretningsførere.

Å kjenne alle funksjonene til Excel kan kreve mange års erfaring og å lese guider på nettet, noe som ikke alle kan oppnå plutselig (spesielt hvis vi er nye til å bruke Excel eller blir bedt om å bruke det til jobb).

Bare for begynne å få litt erfaring med Excel med en gang vi vil vise deg hva er de mest nyttige Excel-funksjonene for å filtrere data og vise graferslik at vi bedre kan orientere oss i havet av data lastet inn i regneark og begynne å jobbe med Excel som ekte profesjonelle.

LES OGSÅ: Excel-triks for å bli dyktig i beregninger og datapresentasjon

1) Sparkline-diagrammer

Sparklines har vært til stede siden Excel 2010-versjonen og de brukes til å representere trendvisualiseringer av data skrevet på rad. Det er praktisk talt en miniatyrisert graf som kan settes inn i en enkelt Excel-celle, uten å ta opp plass på arket, for å få et sammendrag av dataene på en rad.

For å lage Sparkline-diagrammer, velg celleområdet, klikk på Sett inn-menyen og velg diagramtypen mellom Linjer, Histogram eller Positiv/Negativ.

På Office offisielle nettstedtrinn-for-trinn-veiledningen for hvordan du bruker Sparkline-diagrammer.

2) Betinget formatering

Betinget formatering er en ganske kjent funksjon i Excel, brukes til å automatisk presentere, fargelegge eller endre formateringen av individuelle celler basert på visse forhold. For eksempel blir det nyttig å lage et varmekart for å se celler med lave tall farget blått og høyere tall farget rødt.

For å lage varmekartet med betinget formateringvelg dataene og fra Hjem-menyen øverst, dvs Stiler, klikk på knappen Betinget formatering og velg fargeskalatype og fargeskala. Du kan også sette ikoner og piler ved siden av hver celle for å finne ut om verdien øker eller synker.

Betingelser er regler som du kan angi ved hjelp av klassiske Excel-funksjoner. Les også for denne funksjonen Kontorguide å kjenne alle de to fasettene.

3) MIN MAX BIG SMALL funksjoner

Minimum MIN og Maximum MAX-funksjonene i Excel trekke ut maksimums- og minimumsverdiene for de valgte dataene. Men hvis du vil finne ikke bare den første største, men også den andre, tredje og n'te, er det funksjonene STOR OG LITENfor å finne den n'te største eller minste verdien blant de valgte dataene.

For mer informasjon om Excel-funksjoner, kan du lese Kontorguide eller vår guide om hvordan bruke tellefunksjoner i Excel (COUNT og SUM).

4) Fjern duplikater

I en tabell med mye data inni (som en adressebok) det er også lett for duplikater å slette. Excel fungerer godt for å fjerne duplikater fra en liste eller fra en bestemt kategori av data, ved å bruke en bestemt funksjon fra menyen Data.

Der Kontorguide gir oss alle detaljer om hvordan du filtrerer duplikater og hvordan du fjerner dem.

5) Datafiltre på pivottabeller

Pivottabeller er blant dem Excel-operasjoner som alle må vite hvordan de skal gjøre.

Visuelle filtre på pivottabeller lar deg se dataundersettet som en koblet graf eller som rådata. Du kan for eksempel se salgstrenden til ulike produkter, med en interaktiv graf som endres basert på filteret som brukes på dataene.

Datafiltre er en veldig nyttig og tilpassbar funksjon, så hvis du vil vite hvordan du bruker dem, er det verdt å ta en titt på offisiell guide som forklarer alle detaljene best.

6) VLOOKUP eller VSLOOKUP funksjon

VLOOKUP er en av Excels mest nyttige funksjoner å behandle data i databaselister (med unike identifikasjonsnummer) slik at du kan søke etter en bestemt oppføring i én kolonne og se de søkte dataene for en annen kolonne i samme rad som den oppføringen.

For eksempel, i en liste over produkter, for en varekode kan du vite prisen, beskrivelsen osv.; i praksis er det en funksjon som automatiserer lesingen av visse data i en Excel-database. VLOOKUP er en funksjon som hovedsakelig brukes i kommersiell sektor, som lar deg spare mye tid.

Guiden på italiensk på VLOOKUP er på Kontorside.

7) Laste inn data fra andre ark eller dokumenter

Hvis vi har mye data å importere til Excel vi fraråder deg kategorisk å utføre en enkel kopiering og lim innda dataene kan være dårlig formatert når de er lastet inn i Excel.

Å fortsette som ekte profesjonelle og korrekt innhente data for grafer og tabeller vi trykker på øverst i menyen Datatrykk på knappen øverst til venstre Gjenopprett data og velg hvor dataene skal lastes inn i regnearket.

Med denne prosedyren kan vi laste inn data fra hvilken som helst tekstfil (til og med Word), laste inn data i en PDF, laste inn data fra en database opprettet for anledningen og laste data fra et bilde eller andre katalogverktøy noen data.

8) Last inn data fra nettsider

Fortsatt på temaet opplastede data, kan vi bruke Excel til katalogdatastrømmer som kommer fra et nettstedoppdatering av datastrømmene i sanntid og oppnåelse av en klar-til-bruk-tabell (selvsagt hvis nettsiden som brukes gir data på en ryddig og skjematisk måte).

For å hente data fra en nettside åpner vi menyen igjen Data fra et hvilket som helst Excel-ark, trykk på knappen øverst til venstre Fra nettetskriv inn lenken med dataene som skal gjenopprettes online og trykk videre OK.

En ny skjerm åpnes der dataene vi kan gjenopprette fra nettstedet vil bli analysert, med mulighet for allerede å sette dem inn i en ryddig tabell klar til å lastes inn i Excel-arket (vi kan velge type tabell, endre farge i tabellen og også endre titlene på de enkelte kolonnene).

Konklusjoner

Med disse enkle triksene for Excel vi vil umiddelbart bli mye bedre til å administrere regneark, og få tilstrekkelig erfaring for å kunne legge til nye data, filtrere data og se grafer som ekte profesjonelle.

Fortsatt på Excel-temaet, foreslår vi at du også leser våre guider om hvordan lage et bord i excel og hvordan sette inn bilder i et Excel-ark.

Hvis du vil lese flere artikler som Mest nyttige Excel-funksjoner for filtrering av data og visning av grafer, kan du besøke kategorien Android.